Pourquoi les premières et dernières minutes au travail sont les plus importantes

Vous n'avez pas nécessairement besoin de travailler plus longtemps pour en faire plus. En commençant et en terminant votre journée de travail de façon intelligente, vous pouvez faire la différence.


05.11.2018

Vous plongez dans votre mailbox le matin dès votre arrivée au travail ? Ce n’est pas une bonne idée ! Comme nous l’enseigne Johan D’Haeseleer, expert en efficacité personnelle et fondateur d’Extratijd.be, une gestion non réfléchie des e-mails semble être l’une des principales raisons pour lesquelles notre productivité au travail est en perte de vitesse.

Laissez votre mailbox fermée

Johan D’Haeseleer

« 95% des gens gardent leur liste de choses à faire dans leur mailbox. Un petit drapeau leur indique clairement quels e-mails doivent faire l’objet d’un suivi », explique le coach en efficacité. « Pour savoir ce qu’ils ont à faire, ils ouvrent leur mailbox le matin. Et ils y trouvent beaucoup de nouveaux e-mails parmi toutes les choses à faire. Notre cerveau est programmé de telle sorte que nous lisons presque automatiquement ces nouvelles informations. Résultat ? Notre attention se déplace et peu de ces « to do’s » sont traités. » Laissez votre mailbox fermée et prenez les premières minutes au bureau pour décider ce que vous voulez réaliser ce jour-là.

 

Accomplissez une tâche

Idéalement, vous n’avez pas besoin de votre mailbox pour savoir quelles tâches vous attendent. Johan D’Haeseleer dit ceci : « Nous apprenons aux gens à fixer leurs priorités à l’avance. Un système de tâches bien organisé et fiable qui contient toutes vos tâches à faire – et pas seulement celles qui résultent de vos e-mails – est très précieux. Vous avez l’assurance de ne pas être constamment à la poursuite des faits, mais que vous gardez la situation en main.

Au cours de la première demi-heure de la journée, essayez d’accomplir une tâche que vous avez idéalement préparée la veille au soir. Ainsi, vous commencez immédiatement la journée dans un mode productif. Cela vous motivera et vous donnera des ailes pour le reste de la journée. »

Commencer votre journée de travail avec un planning clair est une bonne chose, mais cela ne veut pas dire qu’aucune tâche supplémentaire ne peut vous tomber dessus. « Une question de votre patron ou de votre collègue, des e-mails urgents… peuvent vous obliger à ajuster vos priorités », explique Johan D’Haeseleer. « Gardez un œil sur l’équilibre entre l’offre et la demande. Les listes de tâches surchargées sont vouées à l’échec. Vous avez deux heures devant vous ? N’essayez pas d’accomplir une tâche de cinq heures. Il est très important d’oser dire non. »

 

Besoin d’aide pour fixer vos priorités ? La matrice Eisenhower est un outil pratique qui vous y aidera.

 

 

 

Informez vos collègues

À la fin de la journée de travail, vous avez parfois l’impression que vous n’avez presque rien fait ? Vous n’êtes pas le seul ! Johan D’Haeseleer : « Nous vivons dans une véritable culture de l’interruption, ce qui rend difficile le respect de nos priorités. » Certaines entreprises introduisent donc des ‘moments sans interruption’ ou travaillent avec des lumières qui indiquent si quelqu’un peut être dérangé ou non. Si ce n’est pas encore le cas dans votre entreprise, prenez vous-même l’initiative. « Une nouvelle journée bien remplie vous attend ? Demandez à vos collègues de vous déranger le moins possible le matin. »

 

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Essayez quelque chose de nouveau

Toutes les fonctions ne permettent pas de fixer son propre planning. « J’imagine qu’il est plus facile pour les responsables marketing ou les informaticiens de suivre ces conseils que si on occupe une fonction plus exécutive », déclare Johan D’Haeseleer. « Mais même dans ce cas, vous pouvez booster votre productivité. Envisagez les choses différemment de ce à quoi vous êtes habitué, par exemple. » Le changement, cela fonctionne. Vous commencez toujours la journée par l’enregistrement des commandes et vous tapez les rapports l’après-midi ? Faites l’inverse pour voir. Même de petits changements peuvent faire la différence.

 

Partez l’esprit tranquille

Il est presque l’heure de rentrer à la maison ? « Fermez votre mailbox une demi-heure avant la fin de la journée de travail », conseille le coach en efficacité. « Cela ne sert à rien d’emmagasiner de nouvelles informations que vous ne pourrez pas traiter ce jour-là. » À la fin de la journée, prenez le temps de vous préparer pour le lendemain. « Tenez compte de la capacité dont vous disposez le jour ouvrable suivant et définissez les tâches prioritaires. Ainsi, vous rentrerez chez vous l’esprit tranquille, prêt à entamer la prochaine liste des choses à faire. »

 

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