Cinq règles d’or pour travailler plus intelligemment et plus vite !

Voici cinq règles d’or de la gestion du temps que vous pouvez intégrer à votre routine de travail dès aujourd’hui.


05.10.2023

La gestion du temps ne consiste pas à travailler plus dur, mais à organiser votre travail plus intelligemment. De façon à avoir plus de temps pour les choses importantes, à améliorer votre équilibre travail-vie privée et à limiter le stress. Voici cinq règles d’or de la gestion du temps que vous pouvez intégrer à votre routine de travail dès aujourd’hui.

Un lieu de travail bien rangé

Vous êtes régulièrement en retard aux réunions parce que vous avez eu du mal à rassembler vos documents de préparation ? Vous perdez vos données de connexion à tout bout de champ et vous êtes un client régulier du service informatique ? Votre patron doit vous rappeler régulièrement les dates de remise de rapports importants ? Des situations comme celles-ci indiquent que vous pourriez améliorer votre organisation.

Heureusement, c’est parfaitement possible. La première étape vers une meilleure organisation consiste à adopter la méthode « clean desk ». Des études montrent que le désordre nuit à votre capacité de réflexion, à votre santé mentale et à votre comportement. Un bureau sens dessus dessous favorise le stress et peut activer votre mode « fight-flight », de sorte que vous ne pouvez plus travailler du tout. Jetez les papiers qui traînent dans la corbeille, rangez tous les articles non essentiels et faites en sorte d’avoir votre matériel de travail à portée de main. Effectuez également un nettoyage du bureau de votre ordinateur. Rangez vos fichiers dans des dossiers auxquels vous donnez un nom clair. Un petit effort pour un grand effet.

 

Arrêtez de travailler à moitié

Arrêter de travailler à moitié est peut-être le meilleur conseil de gestion du temps. Une telle attitude nuit à votre productivité. Et le pire de tout, c’est qu’on en n’est généralement pas conscient.

Travailler à moitié implique que vous travaillez avec assiduité puis commencez soudainement à vérifier compulsivement votre téléphone, sans qu’il y ait de raison urgente. Ou que vous avez 50 onglets et programmes différents ouverts sur votre ordinateur et que vous passez constamment de l’un à l’autre. Vous vous reconnaissez ? Il y a du pain sur la planche ! Des études montrent que sauter d’une tâche à une autre nuit à votre productivité. Travailler à moitié perturbe votre concentration, et il vous faut donc beaucoup plus de temps pour accomplir une tâche. Vous fonctionnez de la sorte ? Être capable d’identifier votre mode de fonctionnement, c’est déjà la moitié de la bataille gagnée.

 

Regroupez vos tâches

Vous êtes constamment en retard sur votre planning ? En regroupant vos tâches, vous structurerez votre journée de travail. Le traitement par lots signifie que vous effectuez des tâches similaires en un seul bloc de temps. Par exemple, réservez systématiquement les mercredis et jeudis après-midi pour les réunions avec les clients. Ou prenez une heure en fin de journée pour régler votre administration. Le regroupement par type de tâches aide votre cerveau à rester concentré et augmente votre rythme de travail.

Le traitement par lots de vos e-mails vaut également son pesant d’or. Saviez-vous que votre boîte mail est l’une des plus grosses sources de perte de temps ? Aussi tentant que cela puisse être de lire et de répondre immédiatement à vos messages, cela vous déconcentre, et vous finissez par perdre davantage de temps. La structuration de votre gestion des e-mails vous fait gagner un temps précieux. Désormais, veillez à ne relever votre boîte mail qu’à heures fixes.

 

Avalez la grenouille

« Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day », écrivait l’Américain Mark Twain. Que voulait-il dire par là ? Commencez par effectuer votre tâche la plus difficile le matin et le reste de la journée se passera bien.

En commençant votre journée de travail par une petite victoire, vous serez dans de bonnes dispositions tout au long de la journée. Il est d’ailleurs judicieux de déjà capturer votre grenouille du lendemain matin en fin de journée. Ainsi, vous gagnerez du temps le lendemain matin !

 

Remplacez votre liste des choses à faire par une liste des choses à ne pas faire

Une to-do-list rend vos tâches visibles, mais a aussi un inconvénient. Une liste interminable peut être décourageante. Et si votre planning se déroule différemment de ce qui était prévu, vous aurez la sensation de courir après le temps. Pas vraiment propice à réduire votre niveau de stress ! L’alternative à une to-do list ? Une not-to-to-list : une liste de tâches que vous ne ferez pas, quoi qu’il arrive. Vous les supprimez, les déléguez ou dites simplement non. Une telle liste empêche le temps de filer entre vos doigts et vous permet de rester concentré(e).

Pour clarifier vos non-tâches, cela vaut la peine de faire un peu d’introspection. Quelles sont vos sources de perte de temps ? Qu’est-ce qui vous demande beaucoup d’énergie ? Quel comportement de fuite adoptez-vous ?

 

Quelques conseils pour votre liste des choses à ne pas faire :

  • Arrêtez de consulter vos e-mails à tout moment de la journée.
  • Ne surfez pas sur les sites d’actualités pendant les heures de travail.
  • Éteignez vos médias sociaux.
  • Évitez les commérages.
  • Ne vous couchez pas trop tard.
  • Bannissez les réunions sans ordre du jour clair.

Les offres d'emploi les plus récentes